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Politique de confidentialité

Les renseignements personnels sont collectés uniquement à des fins du processus clinique, soit en vue d’une évaluation ou d’une intervention professionnelle dans le cadre d’une prestation de service de la part d’un intervenant/professionnel de l’entreprise. Les renseignements personnels sont recueillis de manière directe, soit sous forme d’entrevue, ou indirecte, soit de manière informatique, si vous y consentez.

Les renseignements personnels sont recueillis et/ou détenus par les professionnels intervenant auprès de vous ou votre enfant, ainsi que par le personnel administratif de l’entreprise. Dans l’éventualité où des échanges de renseignements personnels vous concernant (cueillette et/ou transmission, verbale et/ou écrite) avec des partenaires externes sont nécessaires, une autorisation écrite sera requise de votre part préalablement à l’échange d’information. En aucun temps, les renseignements personnels recueillis seront transmis à d’autres tiers, sans votre demande ou autorisation préalable.

En tout temps, vous êtes en droit d’obtenir lesdits renseignements personnels vous concernant, ainsi qu’en droit de rectification si vous jugez que ceux-ci sont erronés. Pour ce faire, vous pouvez transmettre une demande d’accès à l’information directement à votre intervenant lorsque la prestation des services est toujours en cours, ou encore à la responsable de la protection des renseignements personnels, lorsque l’épisode de service est clos.

Conservation des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont conservés par l’intervenant professionnel lors de la prestation d’un épisode de service. À la clôture de l’épisode de service, les renseignements personnels sont migrés vers le lieu d’archivage de l’entreprise. L’ensemble des renseignements personnels seront conservés pour une durée de cinq ans, excluant l’année civile en cours.

En tout temps, les renseignements personnels sont conservés sous verrous, et ne peuvent être accessibles par qui conque ne faisant pas parti des membres du personnel de l’entreprise.

Destruction des renseignements personnels

L’ensemble des renseignements personnels seront conservés pour une durée de cinq ans, excluant l’année civile en cours. Au terme de ce délai, les renseignements personnels seront détruits, selon les règles en vigueur de la loi. La destructions des renseignements personnels sera faite par ou sous la supervision de la responsable de la protection des renseignements personnels.

Formation du personnel

Les membres du personnel de l’entreprise reçoivent l’ensemble de la formation liée à la protection des renseignements personnels, dès leur arrivée en poste. Lors de modification à la présente politique, de la formation supplémentaire est assurée au sein de l’ensemble des membres du personnel de l’entreprise.

Rôles et responsabilités des membres du personnel tout au long du cycle de vie des renseignements personnels

Les membres du personnel intervenants, professionnels et administratif de l’entreprise sont dans l’obligation de respecter l’ensemble des règles de confidentialité, ainsi que d’assurer la protection des renseignements personnels détenus dans l’exercice de leurs fonctions. En cas de non-respect de ces règles de confidentialité, des sanctions seront mises en place.

Dans l’éventualité où un membre du personnel de l’entreprise a des motifs raisonnables de croire qu’un incident de confidentialité est survenu, il est tenu d’en informer impérativement la responsable de la protection des renseignements personnels. À ce moment, une évaluation de la situation sera faite et des mesures raisonnables seront mises en place pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature surviennent. Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, la responsable avisera la personne concernée par l’incident, ainsi que la Commission d’accès à l’information. Un registre des incidents de confidentialité est tenu par la responsable de la protection des renseignements personnels.

Consentement

Lors de la prestation de service par un intervenant/professionnel de l’entreprise, votre consentement libre et éclairé sera requis de manière écrite pour obtenir tous renseignements pertinents à la prestation de service. Uniquement les renseignements pertinents au processus d’évaluation et/ou intervention seront recueillis, en vue du type de service offert. En aucun temps ces renseignements personnels seront utilisés à d’autres fins que ceux préalablement autorisés, à moins d’en avoir obtenu un consentement spécifique de votre part. En tout temps, vous êtes en droit de retirer, en tout ou en parties, votre consentement à la possession de ces dits renseignements.

Toutes personnes âgées de 14 ans et moins nécessite le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur légal pour la collecte de ses renseignements personnels, sauf lorsque cette collecte sera manifestement au bénéfice de ce mineur.

Si facilitant, l’obtention de renseignements par voies informatiques fera l’objet d’un consentement écrit spécifique de votre part. Les échanges de renseignements personnels par voies informatiques ne sont pas obligatoires, donc dans l’éventualité où vous n’autorisez pas les échanges par voies informatiques, les renseignements personnels pourront être recueillis via une autre modalité. Les modalités technologiques utilisées assurent le plus haut niveau de confidentialité.

Processus de traitement des plaintes

À tout moment, si vous considérez que vos droits en lien avec vos renseignements personnels n’ont pas été respectés, vous pouvez transmettre une plainte à la responsable de la protection des renseignements personnels. Le traitement de votre demande se fera et est assuré dans un délai de 30 jours.

Coordonnées de la responsable de la protection des renseignements personnels

Laurie Thibeault-Julien

Responsable de la protection des renseignements personnels, Ergothérapeute et Propriétaire

Laurie.thibeault@rectoversoergo.ca        

418-575-9012